Robot URSSAF Messages : récupération automatique des courriers et pièces jointes de la messagerie URSSAF

Courriers, relances, mises en demeure, avis de paiement : les messages de l’URSSAF arrivent dans la messagerie de chaque compte social. Pour les suivre, il faut se connecter, retrouver le compte de chaque client à partir de son SIREN, ouvrir ses messages et télécharger les pièces jointes — dossier après dossier.

Le Robot URSSAF Messages automatise cette collecte pour chaque dossier client mandaté et range tout dans votre espace sécurisé.

Ce que fait le Robot URSSAF Messages

• Connexion au tableau de bord expert-comptable — le robot se connecte à urssaf.fr avec vos identifiants de tiers mandaté, cryptés et sécurisés sur nos serveurs.
• Recherche du compte social — pour chaque dossier client, le robot retrouve le compte à partir du SIREN.
• Relève des nouveaux courriers — il ouvre la messagerie, relève les nouveaux messages et télécharge leurs pièces jointes PDF, avec des copies d’écran.
• Rangement automatique — les documents sont enregistrés dans l’espace « Mes fichiers », associés au dossier client.
• Plusieurs comptes — si vos clients sont répartis sur plusieurs comptes URSSAF tiers mandaté, vous les ajoutez tous : le robot les parcourt automatiquement.

Ce que le robot collecte

• Les courriers URSSAF — notifications, relances, mises en demeure.
• Les avis de paiement et échéanciers, les pièces jointes PDF et l’historique de correspondance.
• Les messages eux-mêmes — objet, date de réception, contenu texte, présence et type de pièces jointes.

Vos options

• Date de début de collecte — limitez la collecte aux messages reçus à partir d’une date précise.
• Notification des collaborateurs — prévenez par email les collaborateurs concernés.
• Envoi des pièces au client final — option désactivée par défaut. Les emails sont récupérés depuis la fiche client (client final, expert-comptable, collaborateurs comptable, juridique et social), les champs vides sont ignorés, les doublons supprimés et un email est envoyé par destinataire.

Le robot en images

Captures de la plateforme Xpert-iA (données de démonstration).

Comment ça marche

1. Renseignez vos identifiants urssaf.fr : un compte, ou plusieurs avec le bouton « Ajouter un compte ».
2. Choisissez vos options : date de début de collecte, notifications par email.
3. Lancez l’exécution : un journal affiche l’avancement pour chaque client.
4. Retrouvez vos documents dans « Mes fichiers », classés par dossier client.

Questions fréquentes

Que collecte exactement le robot ?

Les courriers URSSAF (notifications, relances, mises en demeure), les avis de paiement et échéanciers, les pièces jointes PDF et l’historique de correspondance, ainsi que l’objet, la date de réception, le texte et le type de pièces jointes de chaque message.

Peut-on utiliser plusieurs comptes URSSAF tiers mandaté ?

Oui. Vous ajoutez autant de comptes que nécessaire avec le bouton « Ajouter un compte » : le robot parcourt automatiquement tous les comptes.

Le robot envoie-t-il des emails à mes clients ?

Uniquement si vous activez l’option. Par défaut, si aucun email n’est renseigné pour le client, le robot télécharge les documents sans envoyer de message. Les modèles d’emails sont configurables dans la plateforme.

Que se passe-t-il si la session urssaf.fr expire ?

Le robot tente une reconnexion automatique. En cas d’échec, le dossier est classé en statut technique.

Et si le dossier social est introuvable ?

Si le dossier social est inaccessible ou introuvable pour un SIREN donné, aucun document ne peut être récupéré pour ce dossier.

Où sont stockés les documents et mes identifiants ?

Vos données de connexion sont cryptées et sécurisées sur nos serveurs. Les fichiers recueillis sont stockés exclusivement dans votre espace sécurisé de la plateforme, dans « Mes fichiers ».

Robots complémentaires

• Robot Attestation de Régularité Sociale — Les attestations de régularité sociale de vos clients.
• Robot Messages Impôts — La messagerie sécurisée impots.gouv.fr de vos clients.